ต้องยอมรับว่าเทคโนโลยี VoIP นับเป็นหนึ่งในบริการที่น่าสนใจเป็นอย่างมาก เนื่องด้วยความสามารถในการจัดการที่เหมือนข้อมูลดิจิตอลชนิดอื่น การใช้ VoIP จึงช่วยให้การติดต่อสื่อสารทำได้สะดวก ประหยัด และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามการติดตั้งและใช้งาน VoIP ก็ยังมีจุดที่ต้องคำนึงถึง ซึ่งประกอบด้วย ความเชื่อถือได้ ความปลอดภัย และผลตอบแทนในการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะการใช้เทคโนโลยีใหม่นั้นมีทั้งค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์ติดตั้ง ฝึกอบรม และดูแลรักษา ซึ่งในกรณีนี้การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดนับเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทุกองค์กร ซึ่งมีหลายขั้นตอนและแต่ละขั้นตอนก็มีวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่แตกต่างกันดังนี้
1. การวางแผน เป็นการวิเคราะห์ในแง่ความต้องการของแอพพลิเคชั่นในปัจจุบันและอนาคต ควรพิจารณาว่าการเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่จะคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ จากนั้นก็ทำการวางแผน ประเมินผลการจัดการ และควรวิเคราะห์ด้านการเงินและผลตอบแทนจากการลงทุน จะใช้เป็นเครื่องบ่งชี้ได้ว่าองค์กรควรจะดำเนินกลยุทธ์ใดกับเทคโนโลยี VoIP นี้
2. พิจารณาค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ในการใช้ VoIP นั้นมีค่าใช้จ่ายหลัก ๆ คือ เงินลงทุนกับค่าใช้จ่ายในการออกแบบระบบ สำหรับค่าใช้จ่ายในการออกแบบระบบเป็นเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานที่วิเคราะห์ ออกแบบ ติดตั้ง รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการเริ่มใช้และแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับอุปกรณ์ VoIP ส่วนเงินลงทุนเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการซื้ออุปกรณ์ IP PBX รวมทั้งอุปกรณ์เน็ตเวิร์กอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์ระบบจะอยู่ที่ 20,000-50,000 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ดังนั้นจึงควรพิจารณาผลกระทบในแง่ของประสิทธิภาพและประโยชน์ที่จะได้รับด้วย
3. คำนวณค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้จากค่าโทรศัพท์ทางไกล ระบบ VoIP นั้นสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการโทรศัพท์ทางไกลได้เป็นอย่างมาก ซึ่งก็เป็นจุดที่ทำให้องค์กรได้ผลตอบแทนจากการลงทุนกลับมา ดังนั้นผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องบันทึกและเปรียบเทียบการใช้งานอย่างใกล้ชิด โดยทั่วไปค่าการโทรศัพท์ระหว่างประเทศโดยการใช้ VoIP จะมีค่าใช้จ่ายน้อยลง 20 – 40 เปอร์เซ็นต์ต่อนาที เมื่อเทียบกับการใช้บริการปกติ
4. ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้จากการประชุมทางไกลด้วยเสียงและวิดีโอ ทั้งออดิโอและวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ก็เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนในระบบ VoIP โดยทั่วไปองค์กรสามารถคืนทุนในการใช้ระบบคอนเฟอเรนต์ผ่านเน็ตเวิร์ก IP ได้ในเวลา 4-12 เดือน เมื่อเทียบกับบริการผ่านโทรศัพท์ปกติ แต่ก็ต้องขึ้นอยู่กับความถี่ในการใช้งานด้วย
5. ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดเนื่องจากการย้าย เพิ่ม และเปลี่ยนระบบ หนึ่งในข้อดีของ VoIP ก็คือ การย้าย เพิ่ม หรือเปลี่ยนระบบสามารถทำได้สะดวก เนื่องจากเป็นเพียงแค่การเปลี่ยนอุปกรณ์หรือการตั้งค่าเท่านั้น ทำให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้ถึง 90 เปอร์เซ็นต์
6. ค่าใช้จ่ายในส่วนของบุคลากร การใช้ระบบ VoIP ที่ทำงานบนระบบเน็ตเวิร์ก IP ผู้ดูแลสามารถเรียนรู้และปฏิบัติได้ในเวลาไม่นาน นอกจากนั้นวิธีการจัดการและเครื่องมือที่ใช้จึงไม่แตกต่างกันมากนัก ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีบุคลากรเพิ่ม บางแห่งยังสามารถลดจำนวนของพนักงานได้อีกด้วย เช่น แทนที่จะต้องใช้พนักงานรับโทรศัพท์ 10 คนในทุก ๆ สาขา การใช้ระบบ VoIP ช่วยให้องค์กรใช้พนักงานเพียงแค่ 5 คนรวมกันอยู่ในที่สำนักงานแห่งเดียวเท่านั้น
เครดิต : พ.อ.รศ.ดร.เศรษฐพงค์ มะลิสุวรรณ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น